Indicaciones previas al turno: qué escribir para que el cliente llegue listo

Hay un mensaje que casi todos los negocios de servicios escriben a mano, una y otra vez, el día anterior al turno: "vení con el pelo lavado", "traé los estudios", "el timbre es el 3B", "acordate de no comer dos horas antes". Es el mensaje que evita que el cliente llegue sin poder ser atendido.

Ese texto no debería depender de que te acuerdes. Se escribe una sola vez por servicio y viaja solo dentro del recordatorio. Esta guía es sobre cómo escribirlo para que funcione.

Dónde se cargan y por qué van por servicio

Las indicaciones previas son un campo de la ficha de cada servicio, no del negocio. La diferencia importa: lo que necesita saber quien viene a un color no es lo mismo que para una consulta, y quien reservó una sesión online no necesita saber dónde estacionar.

Como se guardan por servicio, el cliente recibe exactamente las del servicio que reservó. Un negocio con cinco servicios tiene cinco textos distintos, y cada uno se escribe una vez.

Cómo le llegan al cliente

Las indicaciones aparecen en dos momentos. En el mensaje de reserva, junto con los datos del turno. Y en el recordatorio de 24 o 48 horas antes, en una línea propia que junta la dirección exacta del negocio con las indicaciones del servicio.

La dirección se carga una sola vez, en el perfil del negocio: es la dirección con piso, departamento y timbre, la que hace falta para llegar, y no se muestra en tu página pública. Las indicaciones son la parte que cambia servicio por servicio. El recordatorio las manda juntas para que el cliente tenga todo en un solo mensaje, sin scrollear el chat.

Regla 1: escribí solo lo que el cliente tiene que hacer

Una indicación útil se puede ejecutar. "Vení con las uñas sin esmalte" es una acción. "Nos importa mucho la calidad de nuestro trabajo" no es una indicación: es relleno que empuja hacia abajo lo que sí importa.

Antes de escribir, hacete una pregunta: si el cliente no lee esto, ¿pasa algo? Si la respuesta es no, sacalo. Ese filtro solo deja adentro lo que evita una atención frustrada o un retraso.

Regla 2: lo más importante, primero

El recordatorio es un mensaje de WhatsApp y tiene un tope de largo. El campo admite hasta 500 caracteres, pero si el texto no entra en el mensaje se recorta, y lo que se pierde es siempre el final.

Ponelo en orden de consecuencia: primero lo que hace imposible atenderlo (venir con esmalte, no traer el estudio, comer antes de un análisis), después lo que solo genera demora (llegar 10 minutos antes), al final lo cómodo pero prescindible (dónde estacionar). Si tenés que mandar un link, dejalo al final: viaja entero aunque el resto se recorte.

Regla 3: una sola línea, sin decoración

Escribilas de corrido, separando ideas con puntos. Los saltos de línea se aplanan al enviar, así que un texto armado como lista prolija no llega como lista: llega como un párrafo con espacios raros. Escribirlo directamente como párrafo te da control sobre cómo se ve.

• Frases cortas, en segunda persona: "traé", "vení", "avisanos".
• Sin emojis decorativos: el mensaje ya tiene los suyos y compiten por el mismo espacio.
• Sin mayúsculas sostenidas ni signos repetidos: en un recordatorio automático se leen como reto.

Regla 4: si el servicio es online, marcalo como tal

Un negocio mixto —una consulta presencial y otra por videollamada— tiene un problema con la dirección: es correcta para el primer servicio y es ruido para el segundo. Peor todavía, puede hacer que alguien se tome un colectivo para un turno que era por Meet.

Para eso está el interruptor "Servicio online" en la ficha del servicio. Con eso activado, el aviso deja de incluir la dirección del local y el lugar lo ocupa lo que escribas en las indicaciones: ahí va el link de la videollamada. El cliente recibe un recordatorio con el link adentro, que es exactamente lo que necesita 24 horas antes.

Qué no poner en las indicaciones

• La política de cancelación. Tiene su propio campo y su propio momento: el cliente la tiene que ver antes de reservar, no la noche anterior. Si todavía no la escribiste, empezá por la política de cancelación de turnos.
• La dirección. Ya viaja sola en el mismo mensaje. Repetirla gasta el espacio que necesitás para lo demás.
• Precios y promociones. Un recordatorio que vende se lee como publicidad y baja la atención sobre lo que sí hay que hacer.
• Datos sensibles o claves. El mensaje queda en el teléfono del cliente y en el chat.

Ejemplos por rubro

Sirven como punto de partida: copiá el que se parezca a tu servicio y ajustalo a cómo trabajás.

• Color o alisado: "Vení con el pelo lavado el día anterior, sin acondicionador ni productos de peinado. El servicio dura alrededor de 3 horas, calculá el tiempo."
• Uñas: "Vení sin esmalte y con las uñas al largo que quieras conservar. Si tenés semipermanente de otro lugar, avisanos antes: el retiro se cobra aparte."
• Depilación o tratamiento facial: "No te expongas al sol ni uses autobronceante 48 horas antes. Vení sin maquillaje ni cremas en la zona."
• Consultorio: "Traé DNI, credencial de la obra social y los estudios previos si tenés. Llegá 10 minutos antes para la admisión."
• Barbería: "Si venís con barba, no te la recortes antes: la trabajamos acá. Tolerancia de 10 minutos, después el turno pasa al siguiente."
• Sesión online: "Entrá desde este link unos minutos antes y probá el audio: meet.google.com/tu-sala. Si se corta, te volvemos a llamar."
• Cumpleaños o evento: "Llegá 15 minutos antes para acomodar. Podés traer torta y bebidas. Cada chico entra con un acompañante."

Revisá cómo se ve antes de que lo lea un cliente

En la configuración de WhatsApp del panel hay una vista previa del recordatorio con tus datos reales: la dirección que cargaste y las indicaciones de uno de tus servicios. Es el lugar para descubrir que el texto quedó largo, que repetiste la dirección o que un servicio online todavía la está mandando.

Leelo como lo va a leer tu cliente: en el celular, apurado, entre otros veinte mensajes. Si en cinco segundos no queda claro qué tiene que hacer, hay que acortarlo.

Errores comunes

• Escribir las mismas indicaciones en todos los servicios: si sirven para todos, probablemente no sirvan para ninguno.
• Cargarlas y no volver a mirarlas nunca: si cambiaste de local, de horario de tolerancia o de forma de trabajar, el recordatorio sigue diciendo lo viejo.
• Usarlas como resumen del servicio. Para eso está la descripción, que es lo que la persona lee antes de reservar.
• Escribir en tercera persona ("se solicita a los pacientes"): el recordatorio es un mensaje a una persona, no un cartel.

Conclusión

Las indicaciones previas son el mensaje que hoy mandás a mano, escrito una sola vez. Bien usadas hacen dos cosas: el cliente llega en condiciones de ser atendido y vos dejás de perder tiempo recordándoselo turno por turno.

Si además querés que el recordatorio trabaje para reducir faltazos, están las tácticas de cómo evitar ausencias en turnos y los modelos de mensajes de WhatsApp para confirmar turnos.

Creá tu agenda online gratis y cargá las indicaciones de cada servicio para que viajen solas en cada recordatorio.

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